Aktiviteter‎ > ‎Årsstämma‎ > ‎

Stämmohandlingar

Stämmohandlingarna är de dokument som används vid, eller skapas i samband med föreningens årsstämma. Nedan beskrivs syfte och innehåll för respektive dokument.

Kallelse
Kallelsen innehåller förutom allmän information, även information om plats och tidpunkt för stämman samt var övriga stämmohandlingar finns tillgängliga. Hur kallelsen skall gå till regleras i §13 i föreningens stadgar.

Dagordning
Dagordningen beskriver vad som kommer att behandlas på stämman. Föreningens stadgar reglerar vilka punkter som minst måste vara med, men det fritt för styrelsen att lägga till ytterligare punkter.

Verksamhetsberättelse
Verksamhetsberättelsen beskriver styrelsens sammansättning under föregående räkenskapsår, och dess syn på viktiga händelser under året.

Revisionsberättelse
Revisionsberättelsen innehåller föreningens revisorers bild av hur styrelsen bedrivit verksamheten under året, där en viktig del är att beskriva hur kassören skött sina uppgifter. Revisionsberättelsen innehåller också en rekommendation till hur stämman skall ställa sig till att bevilja ansvarsfrihet för styrelsen för den period som revisionen omfattar. Mer om revisorns roll och uppgifter finns på sidan Revisorer.

Framställan
En framställan är ett förslag från styrelsen gällande någon förändring som styrelsen vill eller måste ha stämmans godkännande för att få genomföra.

Motion
En motion är ett förslag från någon eller några av föreningens medlemmar avseende en önskad förändring inom samfälligheten. Motionen skall (enligt §14 i föreningens stadgar) vara styrelsen tillhanda senast en vecka efter att kallelsen till stämman skickats ut. Motioner lämnas via e-post eller på papper till föreningsordföranden. En motion bör innehålla följande för att beslut skall kunna fattas på stämman;
  • en utförlig beskrivning av, och bakgrund till, motionens syfte och omfattning, gärna med ritningar och skisser
  • eventuell plats, byggnad, roll eller funktion som avses i motionen
  • om den föreslagna förändringen kan utföras av personer inom föreningen eller om externt stöd måste anlitas
  • en beräkning av kostnader för förändringen och eventuella kostnadsbesparingar som följer av den, gärna med referenser till eventuella källor
  • Namn och husnummer på personen som lämnar motionen så att styrelsen och stämman kan inhämta eventuell ytterligare information. Motionen kan dock lämnas anonymt om så önskas

Resultat- och Balansräkning med avskrivningsnot
Resultaträkningen beskriver inkomster och utgifter under året och om föreningens ekonomiska resultat är positivt eller negativt. Balansräkningen beskriver fördelningen mellan tillgångar och skulder vid årets utgång. Avskrivningsnoten berättar vilka bokföringsmässiga värdeminskningar våra tillgångar har haft under året.

Likviditetsbudget
Likviditetsbudgeten innehåller uppgifter om förväntade inkomster och utgifter under verksamhetsåret, vilka räknas samman och visar om vi kommer ha mer eller mindre pengar i kassa och på bank vid årets slut. Likviditetsbudgeten innehåller även en redovisning av budgeten och utfallet för föregående år.

Investerings- och Underhållsplan
Investerings och underhållsplanen används för att planera in behovet av underhåll och nyinvesteringar under de kommande fem åren. Planen visar också på hur likviditeten (tillgången på pengar) kommer att förändras över tiden, och visar därmed också på hur hög samfällighetsavgiften behöver vara.

Protokoll
Ett protokoll skrivs av den sekreterare som utsetts för stämman. Protokollet sammanfattar de diskussioner som förekommit och de resultat av omröstningar som genomförts under stämman, utifrån de punkter som fanns på dagordningen. De på stämman utsedda justeringsmännen kontrollerar att protokollet korrekt avspeglar det som sagts och beslutats på stämman.

Röstlängd
Röstlängden är en sammanställning av de har deltagit vid besluten och omröstningar på stämman. Deltaga kan men antingen göra genom att vara på plats under stämman, eller genom att skicka med en fullmakt till stämman. Endast fastighetsägare inom samfälligheten har rösträtt. Varje fastighet har en röst.